5 zalet outsourcingu księgowości

Kiedy prowadzimy własną działalność, konieczne jest prowadzenie księgowości. Wielu przedsiębiorców rozważa jak rozwiązać kwestię prowadzenia ksiąg podatkowych. Niektórzy decydują się na samodzielne rozliczanie, natomiast inni powierzają je w ręce ekspertów. W tym drugim przypadku pozostaje podjęcie decyzji co jest bardziej opłacalne dla firmy: zatrudnienie wykwalifikowanego księgowego, czy może zdecydowanie się na outsourcing księgowy. W poniższym artykule przedstawimy 5 zalet, dlaczego warto wybrać zewnętrzne biuro księgowe.

1. Redukcja kosztów prowadzenia księgowości

Wielu przedsiębiorców, prowadzących własną firmę obawia się, że ceny usług księgowych będą za wysokie i przez to współpraca z zewnętrzną firmą nie będzie opłacalna. Na szczęście jest odwrotnie. Outsourcing księgowości w większości przypadków jest rozwiązaniem tańszym niż wykonanie pracy we własnym zakresie. Trzeba pamiętać, że firmy oferujące prowadzenie księgowości są zazwyczaj tańsze niż zatrudnienie własnych księgowych w firmie. Zatrudniając księgowych musimy znaleźć odpowiednio wyszkolonych pracowników i stworzyć im specjalne miejsca pracy. Kosztem będzie zarówno rekrutacja, jak i comiesięczne pensje, a także utrzymanie miejsca, w którym będą pracować. Ponadto musimy uwzględnić zakup sprzętu, którego potrzebują do pracy, dostęp do internetu, koszty licencji programów finansowo-księgowych a także np. materiałów biurowych. Koszty zatrudnienia własnych pracowników są o wiele wyższe niż koszty, które ponosimy za usługę outsourcingu.

2. Większe bezpieczeństwo, zapewniane przez zewnętrzne biuro rachunkowe

W biurze rachunkowym pracują doświadczeni pracownicy, którzy wiedzą, jak sobie poradzić w nietypowych sytuacjach. Pracownicy biur rachunkowych cały czas dokształcają się i zyskują coraz większe doświadczenie. Są oni również na bieżąco z aktualnymi przepisami prawa. Dlatego możemy być pewni, że naszymi sprawami zajmuje się profesjonalista, a prawdopodobieństwo popełnienia jakiegokolwiek błędu jest bardzo małe. Jest to bardzo ważna kwestia – zyskujemy spokój i pewność powierzając księgowość naszej firmy.

Dla biura rachunkowego zajmującego się outsourcingiem księgowości i pracującego dla wielu różnych klientów, jedną z ważniejszych rzeczy jest zapewnienie bezpieczeństwa powierzonych im danych. Średnie czy mniejsze firmy niekiedy nie zdają sobie sprawy z łatwości kradzieży danych przechowywanych w niezabezpieczonych miejscach. Zanim podejmiemy współpracę z daną firmą zajmującą się księgowością, powinniśmy najpierw szczegółowo dopytać o sposób przechowywania danych jakie im powierzymy. Na szczęście profesjonalne firmy podejmują inwestycje w programy i sprzęt, by chronić dane swoich klientów, a więc w takich przypadkach nie mamy powodów do zmartwień.

3. Dostęp do szerokiej gamy usług profesjonalistów z firmy outsourcingowej

W firmach zajmujących się księgowością znajdziemy wielu specjalistów. Oczywiście zależy to w dużej mierze od firmy, z którą podjęliśmy współpracę, czy jest ona większa czy mniejsza oraz jakie doświadczenie posiada. W większości firm możemy skorzystać z doświadczenia pracowników w wielu obszarach w tym: rachunkowości i podatków, efektywności i czasie pracy, zarządzania zespołem czy wsparcia techniczno-informatycznego.

Zbudowanie takiego zakresu kompetencji wewnątrz firmy jest bardzo trudnym zadaniem. Zazwyczaj jedna osoba nie mieści w sobie wszystkich umiejętności jakich byśmy oczekiwali od danej firmy więc potrzebujemy kilku specjalistów. Jeśli pracujemy z doświadczonym i dosyć rozbudowanym biurem księgowości, powinno ono posiadać specjalistów z różnych dziedzin, a przy dużej ilości środków możemy zdziałać naprawdę dużo. 

4. Outsourcing a wsparcie w optymalizacji procesów prowadzenia księgowości i kadr

Wielu właścicieli firm nie ma wystarczającej wiedzy w zakresie realizowania obowiązku ewidencji finansowo-księgowej. Wskutek tego, zmuszeni są uczyć się na błędach jeśli sami zajmują się księgowością albo zatrudniają własnego pracownika, który też nie zawsze wie wszystko w danym temacie. Przedsiębiorcy tracą wiele czasu i muszą zajmować się czynnościami, które nie wiążą się ściśle w prowadzeniem biznesu. Niekiedy zdarzają się przypadki bardzo poważnych błędów odciskających piętno na losie firmy z powodu niedopatrzeń przedsiębiorców.

Na szczęści w większych firmach outsourcingowych zazwyczaj znajdują się specjalistyczne działy doradcze, które na co dzień nie są zaangażowane w obsługę outsourcingową. Ich zadaniem jest doradztwo w trudnych sytuacjach, w których akurat znaleźli się ich klienci – czy to w obszarach doradztwa prawnego, podatkowego, czy też strategii biznesowych. Dzięki takim rozwiązaniom zawsze możemy się upewnić, czy planowane działania są prawidłowe. Nie tracimy czasu, ani nerwów, zaś ryzyko popełnienia błędu jest prawie zerowe.

5. Dostęp do zaawansowanych programów finansowo-księgowych

Księgowość jest bardzo ważną częścią firmy. Mimo, że traktuje się ją jako funkcję administracyjną, nie należy zapominać o jej wpływie na proces podejmowania decyzji finansowych. Usługi w outsourcingu są dostosowywane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa – muszą być wykonywane szybko oraz bardzo profesjonalne. Praktyczne zastosowanie danych ujętych przez księgowość umożliwiają zaawansowane narzędzia do obsługi księgowości.

W księgowości najczęściej wykorzystywanymi systemami są systemy ERP lub systemy księgowe, magazynowe, sprzedaży czy elektronicznego obiegu dokumentów. Systemy ERP są najbardziej zaawansowane technologicznie, lecz koszt ich licencji jest zbyt wysoki dla niedużych przedsiębiorstw. W przypadku współpracy z firmą zajmującą się księgowością to ona posiada system, w którym są ewidencjonowane dokumenty firmy. Przy zachowaniu własnej księgowości mała firma będzie musiała zadowolić się prostymi rozwiązaniami wspierającymi ewidencję, ale z ograniczonym raportowaniem, a więc mniej przydatnym z punktu widzenia podejmowania decyzji biznesowych.

---