preloader image

Zakładając działalność gospodarczą, myślimy zarówno o przychodach, jak i kosztach. Jeśli działalność wymaga wykorzystania samochodu, ponosimy związane z nim koszty. Najczęstszym wydatkiem jest zakup paliwa. Jednakże faktura VAT wystawiona przez pracownika stacji benzynowej jest wystarczającym dokumentem. Często musimy prowadzić także ewidencję przebiegu pojazdu, czyli właśnie kilometrówkę. Czym ona jest? Jakie są zasady jej prowadzenia?

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie stosowane przez kierowców. Formanie nazywa się ona ewidencją przebiegu pojazdów. Prowadzenie kilometrówki polega na spisywaniu przejechanych kilometrów w ramach działalności gospodarczej. Nie każdy podmiot ma obowiązek jej prowadzenia. Warto ją jednak prowadzić, ponieważ daje ona dodatkowe przywileje i prawa. W przypadku wątpliwości zaleca się konsultację z osobą, która prowadzi księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej. Poinformuje ona o wszystkich zaletach prowadzenia kilometrówki oraz o tym, czy dany podmiot powinien ją prowadzić.

Kilometrówka dla podatku VAT – zasady

Ustawa o podatku VAT ogranicza odliczenie 50% naliczonego podatku od użytkowania pojazdu, nabycia paliwa lub nabycia pojazdu. Jest to szczególne ważne w przypadku, gdy samochód spełnia różne zadania. Kilometrówka pozwala na udowodnienie, w jakich sytuacjach wykorzystywany jest pojazd. Jeśli pojazd jest tylko i wyłącznie służbowy i związany z działalnością gospodarczą, można odliczyć 100% VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu w tym przypadku powinna zawierać:

  • datę rozpoczęcia i zakończenia ewidencji oraz stan przebiegu pojazdu w tych momentach,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • poszczególne wpisy użytkownika (numer, data, cel wyjazdu, opis trasy, przejechane kilometry, dane osobowe),
  • suma przejechanych kilometrów przez okres rozliczeniowy.

Szukasz sprawdzonego biura księgowego?

Kilometrówka a podatek dochodowy – pojazdy służbowe

Kilometrówka PIT pozwala na obliczenie faktycznego przebiegu pojazdu podczas wykonywania obowiązków służbowych. Nie ma obowiązku jej prowadzenia, co jednak nakłada na podatników ograniczenia. Z ulgi można skorzystać tylko w określonych limitach. Prowadzenie kilometrówki jest konieczne, by rozliczyć koszty podróży służbowych zatrudnionych pracowników. 

Kosztami w tym przypadku nie są koszty ponoszone poza obowiązkami służbowymi. Podatnik może odliczyć 20% kosztów ubezpieczenia oraz 25% kosztów związanych z używaniem pojazdu, jeśli jest on wykorzystywany do celów służbowych. Warto odwiedzić biuro rachunkowe Bielsko, którego pracownicy rozwieją wszelkie wątpliwości i zapewnią profesjonalne doradztwo.

By móc skorzystać z pełnego odliczenia kosztów, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Muszą się w niej znaleźć:

  • dane użytkownika pojazdu,
  • dane pojazdu (numer rejestracyjny, pojemność silnika),
  • wpisy (numer, data, cel wyjazdu, opis trasy, przejechane kilometry, stawka za kilometr oraz kwota całkowita),
  • podpis podatnika i jego dane.

Kilometrówka – stawki

Wszelkie warunki ustalania kosztów związanych z wykorzystywaniem pojazdów służbowych ustala Minister Infrastruktury. Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 25 marca 2002 roku, pojazdy niebędące własnością pracodawcy, które są wykorzystywane do celów służbowych, mogą uzyskać różne zwroty poniesionych kosztów. Najwyższa stawka kilometrówki, czyli inaczej: najwyższy koszt użycia pojazdu jest określony w rozporządzeniu i różni się w zależności od pojazdu. Pracodawca pokrywa koszty według poniższych stawek za 1 km przebiegu:

  • w przypadku samochodów osobowych (silnik do 900 cm3) jest to 0,5214 zł,
  • w przypadku samochodów osobowych (silnik większy niż 900 cm3) – 0,8358 zł,
  • w przypadku motoroweru jest to 0,1382 zł,
  • dla motocykla najwyższa stawka wynosi 0,2302 zł.

Stawki te dotyczą tylko i wyłącznie dwóch kategorii podmiotów:

  • tych, którzy wykorzystują pojazd do wyjazdów lokalnych nienależący do pracodawcy i rozliczają zwrot kosztów. Pojazdy te są zawarte w umowie cywilnoprawnej zawieranej między pracownikiem i pracodawcą. Zawierają warunki użytkowania pojazdu w celach służbowych,
  • tych, którzy korzystają z pojazdu podczas wyjazdów poza miejscowość zatrudnienia i wyliczają zwrot kosztów ponoszonych z tego tytułu. Szczegółowe zasady ustalania należności oraz ich wysokość jest zawarta w przepisach. 

Prowadzenie kilometrówki wydaje się skomplikowane. Dlatego też warto zasięgnąć porady specjalistów. Dzięki temu unikniemy błędów, a nasze koszty zostaną poprawnie rozliczone. Takie usługi oferuje księgowość Bielsko. Specjaliści zajmują się fachowym doradztwem oraz wszelką pomocą podatkową.